12 电子报表软件.ppt

第1页：电子报表处理软件Excel封面

本课件主题为电子报表处理软件 Excel，介绍工作表操作、公式函数、图表与数据管理。

第2页：本讲内容提要

本讲内容提要如下。

• Excel 工作表：建立基本概念、工作表的操作与编辑、公式与函数的应用、打印工作表
• Excel 图表：图表相关名词术语、创建和修饰图表
• 数据管理：数据清单概念、数据排序、筛选数据、分类汇总

第3页：Excel概述

Excel 是 Office 家族成员之一——电子报表软件，具备以下能力。

• 表格：标题、数据、文字、数值
• 自动填充、公式与函数
• 图表与图形对象
• 数据清单管理：排序、筛选、分类汇总
• 公式自动处理，图表直观显示，数据管理功能

第4页：Excel工作界面

Excel 工作界面包含以下区域。

• 公式栏、名字框
• 行号、列号、当前单元格
• 工作表、工作表标签
• 工作簿

第5页：工作簿与工作表

工作簿与工作表的关系如下。

工作簿（Workbook）

工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的 Excel 文件；每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认情况下由 3 个工作表组成，最多可含 255 个工作表

工作表（Worksheet）

它是工作簿的一部分，也称作电子报表

第6页：认识电子表格

电子表格中的数据按规律排列，引入公式后即可实现自动重算，这是电子报表区别于普通表格的关键。

第7页：输入数据

创建工作表首先要输入数据，包括原始数据（中英文字符、数字）和公式。

• 步骤 1：明确内容输入的单元格，即当前活动单元格
• 步骤 2：内容输入（注意观察公式栏）
• 确认操作：Enter 或 Tab；取消操作：Esc
• 数据类型：文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值

第8页：创建公式

公式以等号开头，可包含多种成分。示例：=（B4+25）/SUM（D5:F5）

• 公式特定符号、数值型常量
• 区域范围引用、单元格地址
• Excel 函数、运算操作符号

第9页：工作表的编辑操作

有关工作表的操作与编辑如下。

• 编辑单元格数据（F2 或双击）
• 移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动）
• 有规律数据的快速填充
• 插入与删除行、列、区域
• 选择工作表中的数据
• 工作表的更名、插入与删除工作表、复制工作表

第10页：浏览与修饰工作表

浏览与修饰工作表的常用方法如下。

浏览方法

用编辑键进行浏览（PageUp、PageDown）；用 F5 功能键快速定位到某个单元格；分割屏幕法（冻结拆分窗口）

修饰方法

用工具栏中的按钮进行格式化；处理工作表标题；用“格式/单元格”命令修饰工作表

第11页：函数的使用

函数是 Excel 自带的一些已经定义好的公式。

• 不同类型的函数要求给定不同类型的参数
• 书写形式：函数名（参数 1，参数 2，…）代表函数功能
• 示例：=（B2+B3+…+B10）/9 可写成 =Average（B2:B10）

第12页：函数分类举例

函数按功能分为以下几种类型。

第13页：单元格地址与自动重算

公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。引用方式如下。

示例：E4=B1+A2+C2，公式随位置变化而自动重算。

说明：源文件该页将相对地址与绝对地址的示例标注互换，此处按 Excel 的通行定义更正。

第14页：三维公式

创建三维公式时，不同范围的数据引用写法如下。

不同工作表中的数据

工作表名称!单元格引用地址

不同工作簿中的数据

[工作簿名称]工作表名称!单元格引用地址

示例：=[Sale1.xls]销售统计!$E$4 + [Sale2.xls]销售统计!$E$4 + [Sale3.xls]销售统计!$E$4 + [Sale4.xls]销售统计!$E$4

第15页：打印工作表

工作表的打印设置包括以下内容。

• 设置页面
• 设置页边距
• 设置页眉/页脚
• 设置工作表的选项
• 打印预览

第16页：创建图表

图表是数值数据的图形化，创建步骤如下。

• 选取数据
• 插入图表：可选择独立图表或嵌入图表
• 编辑图表
• 修饰图表

第17页：图表名词术语

图表的相关名词术语如下。

• 图例、数据标记、数据序列
• 类型轴（X）、值轴（Y）
• 刻度线

第18页：编辑图表

编辑图表时可进行以下操作。

• 选择图表类型
• 增加或删除图表元素：图表标题、X 轴标题、Y 轴标题、图表标记、数据标签、图例、刻度线

第19页：修饰图表样例

本页展示修饰后的图表样例，通过对标题、坐标轴、图例与数据标记的格式化，使图表更加清晰美观。

第20页：数据的组织与管理

Excel 的数据管理以数据清单为基础组织，本节介绍数据清单的概念与创建规则。

第21页：数据清单的创建规则

正确创建数据清单的规则如下。

• 列名唯一
• 纯数据（杜绝空行、非法数据）
• 同列数据的数据类型和格式应完全相同
• 避免在一张工作表上放置多份数据清单

第22页：用记录单管理数据

使用“数据”/“记录单”菜单命令，可以打开某数据清单的记录单。利用记录单可以进行下列操作。

• 输入数据
• 修改和删除数据
• 查找数据清单中的记录

第23页：数据的排序

排序可按条件分为单一条件的排序（快速排序）与多重条件的排序（按轻重缓急）。不同数据类型的次序如下。

第24页：多重条件排序

多重条件的排序用以设置两个以上的排序约束条件，按主要关键字、次要关键字依次排列。

第25页：自定义排序序列

自定义排序序列可按指定次序排列数据，示例如下。

• 升序：北京、东京、南京、西京
• 降序：西京、南京、东京、北京
• 自定义：总部（南京）、分部（北京、东京和西京）

第26页：

第27页：使用高级筛选

使用“高级筛选”功能可以完成那些需要匹配计算条件，或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据筛选。

第28页：分类汇总

分类汇总的原则是：先分类（排序），后按类汇总分析，汇总结果可通过分级显示符号折叠查看。

第29页：分级显示数据

分类汇总后可分级显示数据，通过级别符号在汇总结果与明细数据之间切换查看。

第30页：嵌套分类汇总

嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上关键字排序分类，可在同一数据清单上叠加多层汇总结果。