页数：22页文件大小：153.8 KB来源： 会展概论ppt课件
本课件以中国会议产业大会为导入案例，界定会议的定义与信息性、社会性、积聚性三大本质，讲解会议的功能与按性质、举办单位、国别等分类标准，并完整梳理会前、会中、会后服务管理流程与会议策划方法。
第4章 会议
中国会议产业大会：第四届中国会议产业大会于 2011 年 12 月在国家会议中心隆重举行，参会人数达 1400 多名，来自美国、日本与新加坡等国家和地区的国际会议与奖励旅游采购代表团也在本届大会上进行了交流洽谈。会上举行的各类活动超过 15 项，其中包括由北京市旅游发展委员会主办的“北京高端旅游与会议产业联盟成立大会”等。
参会者大多数为北京及国内外各大会议组织机构的负责人，其余的有国际国内各大会议与奖励旅游公司、会议与活动举办场地、主要城市政府会议与奖励旅游等有关部门等。
4.1.1 会议的定义及本质：1．会议的定义。会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或数个，而在特定的时间聚集在特定的地点、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议和交流等行为，从而集思广益、达成一定结论的活动。
2．会议的本质
4.1.2 会议的特点
4.1.3 会议的功能
4.2.1 按会议的性质和内容划分：下表按特征与英文列出主要会议类型。
| 特征 | 英文 | 会议类型 |
|---|---|---|
| 就某一特定主题展开讨论 | Convention | 年会 |
| 议题通常是具体问题 | conference | 专业会议 |
| 最常在欧洲和国际性活动中使用 | congress | 代表会议 |
| 需要经过反复深入的讨论 | forum | 论坛 |
| 比论坛更加正式 | symposium | 座谈会、专题讨论会 |
| 更正式，更有组织 | lecture | 讲座 |
| 通常有许多可参与的活动，在主持人的主持下进行 | seminar | 研讨会、专家讨论会和讨论会 |
| 指处理专门问题或特殊分配任务的一般性的小组会议 | workshop | 专题讨论会 |
| 特定场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授 | training sessions | 培训性会议 |
| 公司对员工、分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励 | Incentive meetings | 奖励会议 |
4.2.2 按举办单位划分
4.2.3 按会议参加者的国别划分：1．国际会议。不同机构对国际会议的认定标准如下。
| 标准来源 | 认定条件 |
|---|---|
| ICCA 国际会议标准 | ①至少有 50 名参加者；②定期组织举行会议（不包括一次性会议）；③必须在至少 3 个国家举行 |
| UIA 国际会议标准 | ①至少有 300 个参加者；②国外参加者至少占总量的 40%；③参加会议的国家至少有 5 个；④最短会期为 3 天 |
| 中国国际会议推展社团组织标准 | ①参加会议的国家（含主办国）至少在两国以上；②与会人数需达 50 人以上；③外国与会人数占总与会人数 20% 以上；④采用年会、展览或奖励旅游等形式均可 |
2．国内会议。
4.2.4 按会议规模划分；4.2.5 按照会议活动特征划分。本页列出两种会议分类口径，源文本仅保留标题，具体划分内容以原课件图例呈现。
4.3.1 会前准备工作
4.3.2 会中服务管理工作
4.3.3 会后总结评估工作
4.3.4 会议工作分工：下表列出各工作小组的主要职责。
| 工作小组 | 主要职责 |
|---|---|
| 文件组（秘书组） | 负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退和立卷归档工作 |
| 组织组 | 承办代表资格审查工作和选举方面的工作，如起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表名册、选举程序，设计和印制选票，印发候选人情况介绍或简历等 |
| 联络组 | 负责会议主席团与各代表团之间的传达、反馈等联络工作，有时也负责作会议记录 |
| 提案组 | 负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案 |
| 宣传组 | 负责会议的对外宣传工作，包括制订宣传与公关工作计划并组织实施，组织、安排和协调记者的采访活动，统一向媒体提供新闻稿，承办新闻发布会或记者招待会，负责会议音像资料的录制和管理工作等 |
| 简报组 | 负责编写和印发会议简报、快报 |
| 会务组（接待组） | 负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观游览、文娱活动、车辆调度、会场安排与布置、设备保障、用品发放与管理、经费预算与筹措和财务管理等方面的工作 |
| 保卫组 | 负责会议期间的安全保卫工作 |
| 其他临时小组 | 大会发言组负责受理口头即兴发言与书面发言；翻译组负责为外国人或少数民族代表提供翻译服务；选举组负责有关选举、投票和表决等事宜 |
4.4.1 会议策划的概念与方法：1．会议策划的概念
2．会议策划的方法
头脑风暴法：由美国创造工程学家 A·F·奥斯本（A．F．Osborn）于 1939 年创立，下表按三个阶段列出操作步骤与内容。
| 阶段 | 操作步骤 | 内容 |
|---|---|---|
| （一）会前准备 | 确定会议主题；选择主持人；组成专家小组；确定会议时间 | 明确讨论课题并组建专家小组 |
| （二）会议召开程序 | 会议开始，宣布讨论课题；自由发言；随时公布方案；适时宣布休会 | 在主持人引导下自由发表创意并即时公布 |
| （三）会后加工处理 | 归纳分类所讨论问题，进行全面的技术性分析、可行性论证和评估及系统化处理；一并送策划者优化选择 | 对创意进行技术性与可行性分析后交策划者优选 |
KJ 法：发明者为日本著名创意策划大师川喜田二郎先生。特点是将本来众多的个别资料或要素加以整理而形成易懂的体系的方法。
纸牌法：发明者为日本新力公司的小林茂先生。特点是 KJ 法的变形，即更简便的纸牌式集体创意法。
策划树法
4.4.2 会议策划的内容
4.4.3 会议策划应注意的问题
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