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本课件围绕虚拟办公室展开，依次讲解第9章虚拟办公室、办公自动化、虚拟组织等主要内容，并结合引例与案例分析说明相关方法在管理实践中的应用方式与实施要点，帮助建立从概念理解到方法运用的完整认知。
第9章虚拟办公室通过本章的学习，掌握办公自动化、虚拟办公室、虚拟组织的概念，熟悉虚拟组织的主要内容，理解虚拟办公室的核心内容。 相关知识能力要求知识要点办公自动化软件使用办公自动化的概念、优点办公自动化计算机科学理解两个基本概念：狭义的虚拟办公室和广义的虚拟办公室虚拟办公的基本概念管理学理解虚拟组织的概念了解虚拟组织产生的社会背景虚拟组的主要内容
第9章虚拟办公室9.1办公自动化9.2虚拟组织9.3虚拟办公室的特点与展望
9.1.1办公自动化与办公自动化系统办公室是一个广义的概念。 从信息处理的角度定义，办公室是一个信息的集散中心，是一个标准的信息处理机构。
办公自动化的目的是提高管理工作的效率。 办公自动化(Office Automation，OA)是将现代技术设备、科学管理方法以及人类工程学等有机结合起来，引入办公环境，最有效地管理和交换信息，以提高办公室的综合工作效益。
办公自动化是以管理科学、行为科学、人机工程和系统工程等学科理论与实践为基础，能够对用以往数据处理技术难以解决的、数据量又非常大的和数据结构不易明确的任务，借助电子计算机技术、通信技术和系统科学技术等手段，实现自动化处理。 9.1办公自动化
(1)正式和非正式的电子系统：一些办公自动化系统是正式的，它们是有计划的，还可能有流程文档。 这些正式的系统在整个公司范围内实施，用来满足和MIS功能相似的组织需求。
但是，大多数的办公自动化系统既没有计划又没有书面描述，这些非正式的办公自动化实施的方式就像一个DSS(Decision Support System，决策支持系统)，如用来满足个人独特的要求。 (2)信息的交流：办公自动化的特征就是交流，办公自动化就是为了方便口头和书面的交流。
(3)公司内外的人员：当前的办公自动化系统不仅方便了公司内部人员之间的交流，还为这些人和公司所处的外部环境中的人进行交流提供了便利。 办公自动化包括以下3个最显著的特征。
(1)提高办公效率与速度。 (2)提高办公业务的工作质量。
(3)减少手工操作，减轻劳动强度。 (4)便于协调管理。
(5)提高经济效益。 办公自动化系统的效益主要体现为以下几方面
办公自动化主要表现形式为终端用户系统。 终端用户系统一般是供中层知识工作者使用的系统。
终端用户系统的资源包括：硬件、软件、人员、数据和网络资源。 其特点是多种软件、多个数据库和多个网络，可以提供如下服务。
(1)帮助控制实现网络连接。 (2)分享软件包和数据库。
(3)执行分时处理服务，即当需要主干机的高速处理能力的时候。 9.1.2办公自动化与终端用户系统信息化概览
终端用户运算的软件资源包括如下。 (1)字符处理、电子表格、数据库、数据通信、图形处理以及集成软件，以及办公自动化软件，如电子邮件、桌面印刷和办公支持服务等。
(2)群件，这种软件支持协同工作，如合作字符处理、合作电子表格、文件共享、计算机会议、调度会议和项目管理。 (3)应用软件，用户用于开发应用程序，如VisualBasic等。
终端用系统如图
图9.1终端用户系统部件连接图
9.1.3办公自动化与知识工作系统(KWS)知识工人是指其主要工作是创建新的信息和知识的人们；数据工人指主要工作是使用、处理和传播信息的人们。 尽管两者都使用办公自动化系统，但是KWS辅助知识工人的工作，如CAD；办公自动化系统辅助数据工人的工作。
知识工作系统系统如图9.2所示。
图9.2知识工作系统的需求图
(1)掌握不断发展变化的与组织有关的知识。 (2)作为公司内部顾问。
(3)组织变革的主要力量。 KWS的作用如下。
(1) KWS应支持方便地获取知识库。 (2) KWS应提供和组织内外交流沟通的方便、快捷的方式。
(3) KWS应提供强有力的图形、分析模型、文档管理、通信处理等处理软件。 (4) KWS应具有较强运算能力与存储容量。
(5) KWS应具有友好的用户接口。 知识工人的作用如下。
9.2虚拟组织9.2.1虚拟组织的定义与特征1．虚拟组织的定义虚拟组织(virtual organization)指两个以上的独立实体，为了迅速向市场提供产品和服务、在IT技术的支持下、在一定时间内迅速聚集一系列核心能力，以利用市场机会的独立企业的动态联盟。 虚拟组织不是一个企业，而是一个由独立企业组成的企业群体，组成虚拟组织的独立企业称为虚拟组织单位；虚拟组织是企业面对日益激烈的国际竞争、现代科技的日新月异等而做出的卓有成效的组织创新。
组成虚拟组织的每一个独立企业拥有各自的核心能力和资源，为了一个共同的市场机会，这些独立的企业联合起来，贡献各自的核心能力和资源，相互协作，以谋求实现共同的市场目标，同时使虚拟组织整体价值最大化。
1)虚拟组织具有较大的适应性，在内部组织结构、规章制度等方面具有灵活性2)虚拟组织共享各成员的核心能力3)虚拟组织中的成员必须以相互信任的方式行动2．虚拟组织的特征
9.2.2虚拟组织产生的原因1．市场竞争使企业间的关系发生变化。 表现在：(1)任何一个企业面对全球市场范围的竞争都显得势单力薄。
(2)企业认识到将资源集中于核心能力是企业获取竞争优势的必要条件，将一些自己不具备竞争优势或效率相对低下的业务内容进行外包，与其他企业结成战略联盟。 (3)企业自身专注于一个相对狭小、但优势明显的领域。
(4)企业通过对价值链的整合，进行流程再造，将各种外部资源进行充分利用。 2．研究与开发需要企业加强分工与合作3．网络技术的发展为企业组织虚拟化创造了有利条件
9.3虚拟办公室的特点与展望9.3.1虚拟办公室的定义办公自动化能将人们以电子方式连接在一起，这种能力为办公室工作开辟了一条新的道路。 它使办公室工作必须在公司设立的办公室里完成这种要求成为历史，员工可以在任何地方完成这些工作。
这就意味着办公室工作可以在任何地方进行，只要那里能够通过某种电子通信系统和公司的固定地点有一种或多种连接。
虚拟办公室出现于20世纪70年代，低价微型计算机和数据通信设备让个人在家里工作成为可能。 办公自动化能将人们以电子方式连接在一起，这种能力为办公室工作开辟了一条新的道路。
它使办公室工作必须在公司设立的办公室里完成这种要求成为历史，员工可以在任何地方完成这些工作。 这就意味着办公室工作可以在任何地方进行，只要那里能够通过某种电子通信系统和公司的固定地点有一种或多种连接。
9.3虚拟办公室的特点与展望
近年来，数据通信方面的发展使有些工作者在任何地方都能完成部分或全部的工作成为了可能。 越来越多的人在家里工作，通过像电子邮件和传真这样的电子通信手段与他们的办公室进行通信。
当一个公司以这种远程的数字办公室方式完成它的办公室工作时，那么工作的场所就是虚拟办公室。
虚拟办公室按照有无物理办公场所区分，有两种含义
9.3.2虚拟办公室的优点和缺点1．虚拟办公室的优点虚拟办公室用电子手段克服了工作场所地理上的限制，因此它确实带来了一些好处。 (1)减少了房屋成本。
(2)减少了设备成本。 (3)正式的通信网络。
(4)减少停工。 (5)社会贡献。
2．虚拟办公室的缺点虚拟办公室给组织和社会带来很多好处，同时它具有的某些特性，也带来了负面影响。 (1)员工没有归属感。
(2)担心失去工作。 (3)员工士气低。
(4)家庭压力。 所有这些不利因素都是不利于员工的。
只有当公司仔细观察员工的感情时，才会发现这些负面影响。 因此，要成功实施虚拟办公室，公司必须要特别努力，保证员工不受这些问题的困扰。
9.3.3虚拟办公室的实施策略与展望1．虚拟办公室的实施策公司是虚拟办公室的最大爱益者。 实施虚拟办公室时必须遵循下面建议。
(1)为员工提供计算机资源。 (2)提供信息源的接口。
(3)为员工提供非计算机工具。 (4)安排转接电话。
(5)采用电话会议。 (6)安排定期的会议。
(7)正常的工作时间。
2．虚拟办公室的发展趋势办公自动化的应用程序可以在固定地点，也可以在虚拟办公环境中运行。 研究显示，在所有解决问题的信息中，人际交流的信息占了主要部分，并且是最有价值的，管理者和信息专家把办公自动化看作是对这种人际交流的一个辅助手段。
未来虚拟办公环境会有以下发展趋势。 1)虚拟组织将是主要的组织形态2)办公场所以虚拟办公室为主3)虚拟组织的社会影响将日益深远
1．什么是办公自动化？ 2．办公自动化最显著的特征是什么？
3．什么是虚拟组织？ 4．虚拟办公室的缺点是什么？
思考与讨论
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