第1页：项目13 会议沟通
- 知识目标
- 1．掌握会议沟通的目的和类型；2．能够进行有效的会议组织。
- 能力目标
- 1．掌握会议沟通的技巧；2．了解会议沟通的注意事项。
第2页：案例13.1 张经理的沟通策略
张经理在实践中深深体会到，只有运用各种现代科学的管理手段，充分与员工沟通，才能调动员工的积极性，才能使企业充满活力。首先，张经理直接与员工沟通，避免中间环节。他告诉员工自己的电子邮箱，要求员工尤其是外地员工大胆反映实际问题，积极参与企业管理，多提建议和意见，他自己则每天上班时先认真阅读来信并进行处理。
其次，为了建立与员工的沟通体制，公司又建立了经理公开见面会制度，定期召开，也可因重大事情临时召开。2011年12月，调资晋级和分房两项工作刚开始时，员工中议论较多，公司及时召开了会议，厂长就调资和分房的原则、方法和步骤等做了解答，使部分员工的疑虑得以澄清和消除。
思考与讨论：张经理与员工在沟通方式上所做的选择有何特点？
第3页：13.1 会议的目的和类型
- 13.1.1 会议的目的：1．开展有效沟通 2．传达资讯，资源共享 3．监督员工，实施管理 4．协调矛盾，达成协议 5．集思广益，开发创意 6．激励士气，团结一致 7．联络感情，塑造形象
- 13.1.2 会议的类型：小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议；决策性会议、纪念性会议、动员性会议、研讨性会议；定期会议、不定期会议；传统型会议、现代化会议（电话会议、视频会议、卫星会议）
第4页：13.2 有效的会议组织
- 13.2.1 会议准备：5W1H原则
- 13.2.2 会议召开：会议开始、按照会议议程实施开会、会议结束
- 13.2.3 会后跟踪：1．会场善后工作 2．会后文书工作 3．会议总结 4．会议经费结算工作 5．会后的催办、反馈与落实工作
第5页：13.3 会议的主持
- 13.3.1 会议主持人的角色要求：1．会议主持人的角色 2．会议主持人素质
- 13.3.2 会议主持人的沟通技巧：1．提问有利于打破会议僵局 2．对领导人的提示 3．应该避免的一些问题
- 13.3.3 会场控制：1．与会者发难 2．与会者分心 3．与会者争议 4．与会者拒绝参与 5．与会者情绪变化 6．少数人垄断会议
第6页：与会者发难的应对
- 1)原因：对会议目标或讨论主题不清楚；过度关心某些问题；基于某些迫切的需要而在无意中离题。
- 2)预防：澄清会议的目标与讨论的主题。
- 3)补救：主持人应具高度的敏感性，以分辨离题的发言；以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉，并复诵会议目标及目前的讨论主题。
第7页：与会者分心的应对
- 1)原因：对会议目标及讨论主题不清楚；感到沉闷无聊；会议中的某些问题触发与会者交谈；外界环境干扰；对会议内容缺乏兴趣。
- 2)预防：澄清会议的目标与讨论的主题；令与会者感到会议有益及有趣；慎选会议时间及地点。
- 3)补救：先假定他们的交谈与讨论中的主题有关，再问交谈者愿不愿意说出看法；或作短暂的停顿甚至稍作休息，如多数与会者都分心，则暂停会议。
第8页：与会者争议的应对
- 1)原因：对会议目标或讨论主题不清楚；对某些问题具有不同的看法或感受；凭借会议互相发泄不满甚至相互挑衅。
- 2)预防：澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论；事先强调真正重要的是什么是对的，而非谁是对的。
- 3)补救：若争论是离题的，则立刻制止并复述会议目标与讨论主题；若争论是题内的，先强调“什么是对的”远比“谁是对的”重要，再征求沉默者的意见。
第9页：与会者拒绝参与的应对
- 1)原因：怯场；感到气氛不对；不喜欢主持人对待某些与会者的态度；会议不具实效。
- 2)预防：创造和谐的气氛，切莫令参与意见的人感到难堪。
- 3)补救：因感到沉闷而拒绝参与，主持人应鼓动其兴趣；因怯场而拒绝参与，应设法排除心理障碍；人数众多时可分组讨论，每组以不超过6人为原则。
第10页：与会者情绪变化的应对
- 1)原因：会议逾时；与会者有其他事要办；会议不具实效。
- 2)预防：设定会议的结束时间，并准时结束；如可能无法按预定时间结束，则事先言明；选择符合与会者希望的会议时间；让会议具有实效。
- 3)补救：结束会议并安排续会的时间；休息；以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重新引起与会者的兴趣。
第11页：少数人垄断会议的应对
- 1)原因：多数人并不积极参与；少数人思考快速，善于表达且对会议表现热忱；少数人好求表现。
- 2)预防：开会之前鼓励所有与会者都积极参与；如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制；报名发问；要求轮流发言。
- 3)补救：(1)巧妙地阻止 (2)指派工作给喜欢垄断会议的人去做 (3)故意将视线避开垄断者
第12页：实训项目
