第1页：任务4-4 出境组团计调操作流程
任务4-4出境组团计调操作流程项目四出境组团计调实务：本页为章节标题页，具体内容见本章后续各页。
第2页：拼团出境旅游案例
- 【任务导入】
- 案情介绍：2009年10月，李某夫妇二人报名参加了某国际旅行社组织新马泰三国16日游，与该国际旅行社签订了旅游合同，交纳了旅游费用，领取了旅游行程表。按照约定日期，李某夫妇二人到机场集合出境旅游。不料，到了机场后才发觉，这个出境旅游团共26人，分别是由三家旅行社组织招徕的，且这三家旅行社均未派领队，而是由这26名旅游者自行持票登机出境。到了境外后，当地接待社随意更改旅游日程，缩短景点游览时间，减少旅游项目，降低住宿标准等，严重损害了这26名旅游者的合法权益。为此，李某夫妇回国后，向旅行行政管理部门投诉，要求赔偿经济损失。该国际旅行社对此辩称：由于组团人数不足，所以将李某夫妇二人转让给其它旅行社，本社并无从中营利；在境外旅游期间的遭遇，则是境外旅行社的问题，应由境外旅行社予以赔偿。
- 问题:计调在组团过程中因出境旅游人数不够时是否可以拼团？应该如何处理拼团问题？旅行社的说法是否正确？
第3页：案例解析：委托组团规定
- 案例解析
- 旅行社因人数不足不能成团，可以将已与其签约的客人委托给其它旅行社。《旅行社条例》第36条规定：旅行社需要对旅游业务作出委托的，应当委托给具有相应资质的旅行社，征得旅游者的同意，并与接受委托的旅行社就接待旅游者的事宜签订委托合同，确定接待旅游者的各项服务安排及其标准，约定双方的权利、义务。
- 根据《旅行社条例》的规定，因境外旅行社违约，使旅游者权益受到损害的，由组织出境旅游的旅行社先承担赔偿责任，然后再向违约的境外旅行社追偿。该旅行社应退还旅游者合同金额与实际花费的差额，并赔偿同额违约金。
第4页：
第5页：接听服务网点或客人咨询
- 4.4.1接听服务网点或客人咨询电话
- 出境计调在接听服务网点或客人电话时，首先要问清楚客人将去的目的地是哪里，也就是他们要去哪几个地区或国家。
- 在接咨询电话时一定要做好电话记录，问清客人的基本情况和要求。如是散客还是团队，出团时间、往返大交通、住宿标准、人数、主要旅游景点、特殊要求。认真记录与客户谈话的要点，留下来电客户的联系方式。为了减少和避免工作中的失误，出境计调应该重复确认客户提出的要求。
第6页：介绍或设计境外旅游线路
- 4.4.2介绍或设计境外旅游线路
- 1.推荐旅行社已有的经典出境线路每个旅行社都有很多已经向市场公开推出的已经成型的出境旅游线路，在接受服务网点、团体、散客的咨询时，出境计调就可以向客人详细地介绍产品的情况，产品的亮点，产品的报价及产品的价格构成等等。让客人在众多旅游线路中选择自己满意的旅游线路。
- 2.根据游客的需求重新设计旅游线路如果是独立成团，出境计调就必须根据客人的要求来重新设计旅游线路。出境计调在设计旅游线路时，一定要根据客人的要求进行设计，经常与客人沟通，设计出客人满意的旅游线路。经过双方多次修改，最后设计出客人满意的旅游线路。经过双方多次洽谈，形成最终行程，最终行程作为询价和报价的依据。
第7页：出境询价计价与报价
4.4.3询价、计价、报价1.向境外各地接社和国际航空公司询价2.出境组团社内部计价出境组团社内部计价就是把在向境外各地接社和航空公司询价之后，把地接社的报价、国际往返机票、机场建设税费、领队分摊费等加起来，之和就是出境组团社的总成本。
3.向各服务网点和游客报价出境组团社在总成本的基础上加上一定的利润向各服务网点报价，各服务网点加上服务网点的利润就向游客报价。
第8页：签订出境旅游前期服务合同
- 4.4.4签订出境旅游前期服务合同
- 针对那些签证不一定有保证的目的地，例如欧洲国家，签证有时就不能成功，游客出了签证费，而不能出去旅游。为了规避签了正式合同而又不能出行的一些风险，所以在办理签证前就与游客先签订一份出境旅游前期服务合同。
第9页：编制团号并预报计划
- 4.4.5编制团号、预报计划
- 游客签订了前期出境旅游服务合同之后，就开始编制团号，编织团号的方法见项目3-4。
- 编制团号之后开始同时向境外接待社预报计划。预报计划的目的是为了使接待社将此团列入该社的接待计划，要求接待社尽早预订酒店、车辆等。
- 预报计划的内容应该包括团号、旅游团的准确人数、团队抵离时间及交通工具，行程，食宿标准以及其他要求等。
第10页：预订国际机位
- 4.4.6预订机位
- 预报计划之后就向国际航空公司预订机位，务必清楚航班时间和行程，并且提前预定、交名单。
- 预订机票确认团队出发日期，计算好所做签证的工作日期，准备送签。
第11页：审核资料与送签
- 4.4.7审核资料送签1.审核资料收到客户资料后，出境计调对出境客户资料进行详细审核。由于各个国家和地区所需资料有所不同，所以需要根据客人所选目的地的不同进行一一核对，主要是审核资料的完整性和有效性。一是确认正确详细的团队行程和名单；二是审核证件。三是审核签证。2.送签
- 报名结束后，按照目的地国家签证要求，收集客人的签证资料并严格预审，帮助客人按要求做好资料，尽量降低和避免拒签。
- 最签证签出以后，签证部要核对正确名单，签证有效期，签证生效期。
第12页：签订出境旅游合同收全款
- 4.4.8签订出境旅游合同收全款
- 签证成功之后，必须签订出境旅游合同。
- 根据出境旅游合同的要求，填写相关项目，并且要将合同的内容告知旅游者，然后收齐全款，上交财务部门。
第13页：督促境外接待社书面确认
- 4.4.9督促境外接待社书面确认
- 出境组团计调一定要督促境外接待社在最短的时间内（8—24小时）书面确认。
- 确认重点为：境外机（车、船）票、用房、用车、结算等事宜。
第14页：发出正式计划
- 4.4.10发出正式计划
- 出境计调应该在团队到达境外第1站前10一15天内，将正式计划邮寄或传真至境外接待社。
- 正式计划内容包括发团确认书，团队行程和各项服务的标准及特殊要求，团队游客资料(姓名、性别、年龄、身份证号或护照及签证号码等)，各接团社名称、联系人及联系电话，旅行团委托协议书。
- 正式计划用正式文件的格式打印，并加盖旅行社公章，每地寄出两份以上。它既是接团计划，也是对方的结算收款依据，应力求正确。
- 一般在正式计划发出以后，不应再有大的变更，发计划应附上回执，以便对方寄回，确认收到无误。
第15页：出机票并上保险
- 4.4.11出机票上保险
- 团队出发前再次核对团队名单，出机票，仔细检查机票，看机票是否与行程吻合？游客姓名是否准确？如有错马上更改。
- 团队出发前，需要将团队名单、行程盖章之后传真至保险公司，为游客上保险。
第16页：派领队并交接资料
- 4.4.12派领队交资料
- 出境组团计调要根据游客的情况选派一名领队全程陪同。
- 派遣海外领队，需要提前10天安排，并第一时间通知领队，以便领队做好相应的准备工作。
- 将发团的旅游行程、人数、时间、注意事项等具体要求，以出团计划单的形式发给海外领队并提醒领队携带各项证件资料,协助海外领队处理带团过程中的各项事宜。
第17页：召开行前说明会
- 4.
- 4.13召开行前说明会
- 1.经理介绍整体安排
- 2.领队致欢迎词
- 3.行程说明
- 4.落实有关事项
- 5.说明有关注意事项
第18页：最终确认与付款
- 4.4.14最终确认付款
- 出发前24小时与对方核对计划，要求对方最终确认，向对方催要〈结算单〉。
- 确认团队质量无异议，经财务部审核，总经理批准，（允许预付）将团款汇入地接社账户。
第19页：派发出团通知书
- 4.4.15派发出团通知书
- 根据最终落实的团队情况向海外领队派发出团通知书。
- 给游客的出团通知书上包含团队的行程、出发时间、地点、紧急联系人姓名、电话、注意事项等信息。
第20页：发团及监督
- 4.4.16发团及监督
- 1.监督境外地接社的接待情况
- 2.监督领队的工作情况
- 3.监督游客的游览情况
第21页：送团管理
- 4.4.17送团管理
- 在团队顺利结束境外行程返回本地后，出境计调人员与领队一起搞好送团工作。
- 主动征求客人的意见，让游客高高兴兴地结束整个旅游行程。
第22页：报账与登账
- 4.4.18报账登账
- 在团队回国后根据地接社账单，导游报账单、机票订单存底，以及签证数量，开始核算实际成本。
- 做完成本单后交由销售人员本人签字，再由计调签字后报备财务核算成本。
- 在核算成本的同时将地接社和导游余款的账单做好支出单，让部门领导审核并签字，再由财务、总经理签字后，放财务准备付款。
- 报账之后计调将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中，以便核对。
第23页：归档与客户回访
- 4.4.19归档总结
- 团队结束后，要将所有操作传真及单据复印留档，作为操作完毕团队资料归档。
- 对参团客人进行回访，建立客户档案。
- 在团队回国后叮嘱接团人收取护照和登机牌，将所有资料装入专门的信封或口袋并写上团队名称，存放入档案库，并在电脑里备份团队档案。
- 团队操作流程结束，最后需要跟踪团队反馈，记录下团队历史记录中的重要信息，以便今后取长补短。
第24页：调整产品
- 4.4.20调整产品
- 根据产品销售情况、出团量、团队质量对产品进行适当调整。
- 销售好的产品继续销售也可适当增加出团计划，销售欠佳的产品要总结是线路本身不够吸引还是市场等情况造成，如团队质量出现问题要追溯原因，对于接待单位也要磨合、斟酌和选择。
第25页：实训4-4 出境计调操作流程
- 【任务实训】实训4-4出境计调操作流程
- 实训目的：掌握出境计调工作内容和操作流程
- 实训内容：到学校所在地附近的国际旅行社出境部实地参观实习
- 实训步骤：第一步：任课老师联系学校附近的国际旅行社出境部第二步：学生到旅行社出境部参观，出境部计调给学生进行示范讲解
- 实训成果：归纳总结出境计调操作流程
第26页：任务4-4 任务小结
【任务完成】通过该任务的学习，学生掌握了出境计调在成团前期业务准备、发团管理阶段及散团收尾阶段的操作流程与具体的工作内容，使学生能够在旅行社出境部进行简单的业务操作。
